Escritório de Projetos Corporativo

A partir de uma análise ambiental, a Cogerh desenvolveu o seu planejamento estratégico, definindo seu mapa estratégico e seus respectivos objetivos, estabelecendo um modelo de gestão para o quadriênio 2011-14, onde normalmente as ações necessárias para viabilizar a transição entre a Missão e a Visão, são implementadas por meio de projetos.

Projetos são responsáveis pela produção de inovações para as organizações. Neste sentido, O Planejamento Estratégico da Cogerh apontou a necessidade de se criar em sua estrutura organizacional um setor responsável pelo monitoramento e gerenciamento de projetos.

O papel a ser desenvolvido pelo gerenciamento de projetos busca a implementação dos objetivos estratégicos, tais como: permitir que a organização produza mais com menos recursos; permitir respostas rápidas às novas oportunidades e reduzir perdas financeiras por meio da monitoração das fases iniciais dos projetos.

Constituída a base metodológica para a gestão estratégica e por resultados, foi estabelecida a orientação para criação do Escritório de Projetos, cuja principal função é supervisionar o gerenciamento de projetos e programas, se concentrando no seu planejamento, priorização e execução.

A literatura especializada aponta como principais tarefas de um Escritório de Projetos: o fornecimento de treinamento, software, padrões e procedimentos.

Para a implementação do Escritório de Projetos Corporativo da Cogerh optou-se pelo estabelecimento, em primeiro momento, de uma metodologia simplificada e na ênfase no modelo de governança adotado, consistindo basicamente em dar rápida visibilidade aos projetos e programas e à gestão dos compromissos que são necessários para a sua conclusão.

Inicialmente, foi realizado em Março/2013 o I Workshop de Gerenciamento de Projetos, onde foi determinado o modelo a ser adotado para o EPC Cogerh.

Um dos primeiros serviços providos pelo EPC, o registro e acompanhamento de compromissos foi implementado no mês de junho/2012. Esse modelo foi divulgado com a organização, de forma a alinhar as expectativas e a compreensão do papel de cada servidor, sendo registrados e monitorados 1.500 compromissos até Julho/2013. Neste mesmo período, foi realizado o inventário dos Projetos em curso e dos Projetos propostos, tendo como base duas fontes principais: o Plano Estratégico da Cogerh e um conjunto de entrevistas realizadas com todas as Diretoriais. O EPC/Cogerh monitora cerca de 70 Projetos até julho de 2013.

A partir do levantamento realizado foi proposto um modelo que integra o monitoramento de projetos no contexto amplo da gestão através de uma sequencia de reuniões, tendo os assuntos delimitados por subconjuntos dos 06 (seis) eixos de atuação da Companhia.

Foi estabelecido um conjunto mínimo de informações que devem ser fornecidas pelos Gerentes de Projetos para o EPC. Estas informações são consolidadas em uma planilha denominada Ficha de Projeto para registro de informações e elaboração dos Relatórios Gerenciais utilizados nas reuniões de monitoramento. Os relatórios são elaborados visando consolidar informações e simplificar a visualização de pontos de atenção, questões e responsáveis, e servem como base para fomentar as discussões e o estabelecimento de compromissos e planos de recuperação.

Dentre os principais resultados obtidos com o início do processo de gerenciamento de projetos, destacam-se:

1. Estabelecimento da Visão para o Escritório de Projetos Corporativo;
2. Planejamento da Implementação;
3. Definição e implantação de modelo de registro e acompanhamento de compromissos;
4. Inventário dos Projetos existentes e propostas de Projetos;
5. Estabelecimento do modelo de governança a ser adotado para o acompanhamento de projetos;
6. Definição e implantação de modelo para coleta de informações sobre projetos;
7. Definição e implantação de modelo de relatório gerencial para acompanhamento executivo de projetos;
8. Processo Sintético de Gerenciamento de Projetos;
9. Realização de reuniões de gestão contemplando o acompanhamento de projetos.